Как автоматизация работы может экономить 7 миллионов рублей в год на примере транспортной компании «Энерго».

Любой бизнес стремится к повышению эффективности своих процессов: если сделать их простыми и быстрыми, это даст возможность повысить количество клиентских заказов. Но сделать что-то простым – не простая задача.

Возьмем к примеру транспортную компанию «Энерго», которая занимается вывозом медицинского мусора и сотрудничает с государственными и частными клиниками. Направление довольно узкое, и единственный вариант зарабатывать больше, – это найти способ выполнять текущие действия быстрее. Для этого нужно проанализировать деятельность, зафиксировать утечки времени, просчитать их стоимость и подобрать решения. Посмотрим, как это происходит на примере кейса с ТК «Энерго» под руководством бизнес-архитектора Романа Кадралиева.

Задачи и план:

Дано: транспортная компания «Энерго». Вопрос: как улучшить положение компании на рынке, оптимизировать время на заказы, сократить расходы на бумажные документы и автоматизировать шаблонные задачи. В общем, как зарабатывать больше.

Решение: подготовить паспорт цифровой трансформации. А если проще: изучить внутренние процессы и на основе анализа предложить стратегию дальнейших действий.

Общий анализ:

Изучение особенностей компании и текущей стратегии – очень важный этап. Если провести недостаточно глубокую диагностику, то можно назначить неверное «лечение» и вовсе навредить, а не помочь. Бизнес-архитектор анализирует миссию компании, рынок, в котором она существует, сильные и слабые стороны. Результаты исследования можно посмотреть в табличках ниже.

Автор: Роман Кадралиев. Скрин №1. 

Автор: Роман Кадралиев. Скрин №2.

Анализ бизнес-процессов:

Следующий этап – это поближе рассмотреть все бизнес-процессы и найти узкие места. Узкими местами называют процессы, которые затрудняют движение, тормозят работу сотрудников и влияют на качество сервиса. Здесь сохраним корпоративную тайну компании «Энерго», но познакомим с группами бизнес-процессов, которые удалось выделить.

Автор: Роман Кадралиев. Скрин №3.

Детальное моделирование рабочего дня сотрудников и возможных ситуаций помогло увидеть, как распределялось время, какие задачи занимают слишком много, какие обстоятельства забирают часть на себя и так далее. Комплексный итог собран в диаграммах:

Автор: Роман Кадралиев. Скрин №4.

Автор: Роман Кадралиев. Скрин №5.

Решение:

После анализа всех факторов становятся более конкретными задачи, которые нужно решить. Основная – объединить и упростить процесс коммуникации между всеми участниками: сотрудниками, водителями и клиентами. Этапы работы должны быть отлаженными, понятными и содержать скрипты на исключение возможных рисков. Каждый член коммуникации должен знать, что делать в той или иной ситуации, и не «зависать» на какой-то части своего пути.

Вторичные связаны с автоматизацией шаблонных действий, которые помогут и освободить время сотрудников, и сократить расходы компании, и сделать процесс более удобным.

Вывод: внедрение мобильного приложения, которое будет комплексно закрывать выделенные задачи проекта. Плюсы очевидны для всех ключевых участников:

Автор: Роман Кадралиев. Скрин №6.

Обоснование:

За счет автоматизации и доработки действующих процессов компания получает возможность сократить время движения процесса на 60+ процентов и сэкономить 7 688 000 рублей. Предварительный расчет показывает, что сохранить больше семи миллионов в годовом бюджете возможно благодаря оптимизации рабочего времени и сокращении расходов на бумажные носители.

Автор: Роман Кадралиев. Скрин №7.

Реализация:

Для упрощения выбора бизнес-архитектор составляет дорожную карту, запрашивает коммерческие предложения для оценки стоимости работ и предоставляет смету. Затраты на внедрение системы автоматизации окупятся через несколько месяцев, а позитивный финансовый результат компания получит в кратчайшие сроки. Все это руководство проекта может увидеть на конкретных расчетах.

Мораль этого кейса, которым поделился с редакцией бизнес-архитектор Роман Кадралиев, в том, что собственникам нужно учиться смотреть на свою компанию под другим углом и не бояться позволять внештатным специалистам рассматривать внутренние процессы. Масштабирование и оптимизация требуют эмоциональной отстраненности, холодного расчета и широкого взгляда. Владельцу бизнеса провести такой анализ может быть сложно из-за нехватки времени, недостатка компетенций в направлении бизнес-архитектуры и трудности в перефокусировке. Обращение к стороннему специалисту поможет сократить время на смену стратегии и приведет к желаемому результаты в кратчайшие сроки.

Автор кейса: Роман Кадралиев, бизнес-архитектор.